CMS چیست ؟ 

استفاده از  CMS برای چه کسانی مناسب است  !

نرم‌افزار مدیریت محتوا یا CMS برنامه‌ای است که بطور کامل از ایجاد، مدیریت و بروزرسانی یک وب‌سایت پشتیبانی می‌کند و تمام ابزارهای مورد نیاز را برای مدیریت یک سایت را دارا می‌باشد. CMS چرخه زندگی یک صفحه وب را از ایجاد و بروزرسانی تا انقراض آن در بر می‌گیرد. CMS همچنین دارای قابلیت مدیریت ساختار سایت، شیوه نمایش صفحات و ارتباط آنها با منوها می‌باشد. به عبارت ساده‌تر CMS نرم‌افزاری است برای تولید وب‌سایتی حرفه‌ای. توجه داشته باشید که عبارت CMS که مخفف Content Management System است و تنها منحصر به وب نیست و به مدیریت هر نوع محتوایی برمی‌گردد، ولی بیشترین کاربرد را در وب دارد.
همچنین باید دانست که cms مجموعه‌ای از رویه‌ها برای مدیریت روند کار در یک محیط مشارکتی است. این رویه‌ها می‌توانند دستی یا رایانه‌ای باشند. این رویه‌ها طراحی می‌شوند که:
۱.افراد زیادی بتوانند مشارکت کنند و داده‌های مختلفی را به اشتراک بگذارند
۲.داده‌ها دارای کنترل دسترسی براساس نقش کاربران باشند. نقش کاربران تعیین می‌کند که چه کاربری چه چیزی را می‌تواند ویرایش کند یا ببیند
۳.ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها را آسان کند
۴.ورودی‌های مشابه تکراری را کاهش دهد
۵.گزارش‌نویسی را بهبود بخشد
۶.ارتباط بین کاربران را بهبود بخشد
در یک CMS، داده می‌تواند هر چیزی باشد، مانند اسناد، فیلم، عکس، شماره تلفن، داده‌های علمی و غیره. CMSها بیشتر برای ذخیره، کنترل، بازبینی، توسعه معنایی و انتشار اسناد به‌کار می‌رود.
سایتهای مجهز به سیستم مدیریت محتوا (cms) وبسایتهایی از نوع پرتالها یا سایتهای پویا هستند که برای مصارف خاص توسط طراحان حرفه ای و یا شرکتهای طراحی حرفه ای ایجاد میشوند.

تمام مزایا و معایب مربوط به سایتهای پویا در مورد سایتهای مجهز به سیستم مدیریت محتوا صدق می کند. البته در نظر داشته باشید که سایتهای پویا و پرتالها نیز مجهز به سیستم مدیریت محتوا هستند اما آنچه که در CMS ها متفاوت است طراحی آنها و سیستمهای مدیریت محتوای آنها برای مصارف خاص است.

مزایای تجاری استفاده از CMS :

استفاده از CMS بجای روش قدیمی صفحات ثابت از لحاظ تجاری و اقتصادی مزایای بسیار زیادی دارد که شامل:
• صرفه‌جویی در زمان برای ایجاد و بروزرسانی صفحات وب
• سازگاری و استحکام بیشتر
• راهبری(navigation) پیشرفته
• انعطاف‌پذیری بیشتر
• کنترل نامتمرکز سایت
• امنیت بالاتر وب‌سایت
• کاهش ورود اطلاعات تکراری
• کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری

فرض می‌کنیم شما یک وب‌سایت کوچک دارید. تا زمانی که وب‌سایت شما محتوای چندانی ندارد با مشکل خیلی خاصی روبرو نمی‌شوید. اما اگر بدون توجه به قوانین و استانداردها سایت شما روز به روز بزرگتر شود. و روزی که این سایت شناخته شد و محتوای آن مورد استفاده بازدیدکنندگان بسیاری قرار گرفت، تازه درمی‌یابید که سایت شما چقدر از حد ایده‌آل دور است.بیشتر مطالب چندان بروز نیست. پیداکردن موضوعی خاص در سایت شما برای بازدیدکننده بسیار مشکل و در بعضی موارد غیرممکن است. بروزرسانی و افزودن مطالب جدید بسیار پیچیده خواهد بود. و طرح گرافیکی سایت دیگر کهنه شده است. بدتر از همه این است که شما کنترل صفحات را از دست می‌دهید و جواب این پرسش که مثلا ماه گذشته چه مطالبی اینجا بود؟عملا امکان‌پذیر نیست.
در این نقطه شما واقعا دو راه بیشتر ندارید. یا با همین وضعیت کار را ادامه می‌دهید که هر روز حتی با صرف هزینه‌های زیاد باید با مشکلات عجیب و حساب نشده زیادی برخورد کنید و کار بجایی می‌رسد که دیگر از توان شما خارج می‌شود. راه دوم ارتقاء سایت و طراحی مجدد و اساسی ساختار از پایه است که آن نیز باعث از کار افتادن سایت برای مدت طولانی می‌شود تا این ارتقاء صورت بگیرد. پس چه بهتر که از قبل به فکرچنین روز باشیم.
خوشبختانه این مشکلات از نوعی است که CMS ها اختصاصا برای حل آنها بوجود آمده‌اند.البته برای کسانی که در این مرحله هستند ۱۰۰% راه دوم پیشنهاد می‌شود چون حداقل بعد از گذشت چند ماه این بار کار از پایه درست است.در زیر برخی قابلیتهایی که برای یک CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصمیم نهایی برای استفاده از آن باید در نظر گرفته شود آمده است.
• چه سرویس ها و خدماتی ارائه می‌کند. مثلا برای تهیه backup مرتب از مطالب.
• محدودیتهای سخت‌افزاری و شبکه.
• سیستمهای عاملی که CMS با آنها سازگار است.
• از چه web-server هایی پشتیبانی می‌کند؟
• آیا هیچ نرم‌افزار یا plug-in دیگری بازدیدکنندگان سایت شما نیاز دارند؟
• CMS از چه مرورگرهایی پشتیبانی می‌کند؟
• امکان ورود و خروج اطلاعات از سیستم به برنامه دیگر چگونه است.
• راهنما و document های ارائه شده چقدر نیاز شما را برای تماس با بخش پشتیبانی کاهش می‌دهد؟
• آبا شرکت پشتیبانی ۲۴ ساعته و موثر برای مشکلات احتمالی دارد؟
• آیا قابلیت جستجوی مطالب برای بازدیدکننده وجود دارد؟
• چه مهارتهایی برای operator الزامی است تا بتواند سایت را مدیریت کند؟
• آیا امکان گسترش قابلیتهای نرم‌افزار وجود دارد؟
• چه تضمینی برای امنیت مطالب شما روی سایت ارائه می‌شود؟
• آیا نرم‌افزار کاملا تحت وب است و قابلیت کنترل غیر متمرکز را دارد.
• امکان تغییر واسط کاربری با طرح گرافیکی به راحتی وجود دارد؟
• آیا امکان ثبت سوابق وب‌سایت و logging وجود دارد.

در طراحی یک CMS خوب همه چیز پیش‌بینی شده و شما دیگر نیازی به تمرکز روی مسائلی که ممکن است بعدها پیش بیاید و مشکلات احتمالی ندارید و با خیال راحت می‌توانید تمام نیروی خود را صرف پیشبرد کیفیت محتوای سایت خود کنید. CMS نرم‌افزار جدیدی بحساب می‌آید وشاید خیلی ها از قدرت زیاد آن در هر چه ساده‌تر و موثرتر کردن مدیریت یک سایت بی‌اطلاع هستند. این اطلاعات صرفا برای باز کردن نقش غیر قابل چشم پوشیSystem Content Management در جامعه وب ایران است.

حال به۴ ویژگی اصلی یک سیستم مدیریت محتوا می پردازیم :

۱٫ایجاد محتوا:قابلیتی است که مؤلفین آثار (نویسندگان محتوا) برای استفاده از CMS به آن نیازمندند.

ملزومات این بخش عبارتند از:

محیط تألیف یکپارچه
سیستم مدیریت محتوا باید محیط قدرتمند و یکپارچه ای را برای مؤلفین آثار فراهم آورد. بدین ترتیب مؤلفین می توانند از امکانات گسترده جهت ایجاد محتوا در CMS استفاده نمایند.

جداسازی محتوا و محیط نمایش آن
ایجاد فرمت های مختلف نشر بدون جداسازی محتوا و محیط نمایش آن امکان پذیر نمی باشد. تألیف باید بر مبنای شیوه ها به گونه ای بوده که قالب نوشته ها در هنگام انتشار بر روی محتوا پیاده سازی گردد.

تألیف چند کاربری (Multi-user)
CMS شمال چندین مؤلف می باشد. امکاناتی نظیر قفل رکورد ها (Record Locking) موجب پیشگیری از برخورد و تداخل تغییرات در محتوا بهنگام ویرایش محتوا می گردد.

تک منبع کردن (استفاده مجدد از محتوا)
یک صفحه و یا حتی یک پاراگراف ممکن است بارها در متون مختلف استفاده شده و یا به گروه های مختلف کاربری نمایش داده شود.
این یکی از ملزومات نمایش محتوا در سکو های مختلف نظیر اینترانت و اینترنت از یک منبع واحد می باشد.

ایجاد Metadata
قرار دادن Metadata (ایجاد کننده، موضوع، کلمات کلیدی و …) بهنگام مدیریت یک منبع اطلاعات بزرگ امری حیاتی است.

لینک سازی قدرتمند
مؤلفین لینک ها (پیوند های) متعددی را بین صفحات مختلف ایجاد می نمایند که این پیوند ها باید در برابر بازسازی و گسترش ساختار سیستم پایدار باشد.

تألیف غیر فنی
مؤلفین نباید برای ایجاد محتوا به دانستن HTML یا اطلاعات فنی نیاز داشته باشند.

استفاده آسان – راندمان بالا
یک CMS موفق، سیستمی است که ایجاد، سازماندهی و مدیریت محتوا در آن آسان باشد.

۲٫ مدیریت محتوا: هسته اکثر سیستم های مدیریت محتوا یک انبار مرکزی اطلاعات است که توسط ابزار متعددی جهت ویرایش محتوا پشتیبانی می گردد.
ملزومات این بخش عبارتند از:

کنترل نسخه (Version) و آرشیو محتوا
کنترل اکید نسخه محتوا برای ایجاد اعتبار قانونی، تهیه نسخه های پشتیبانی و بازیافت اطلاعات الزامی است. رابطی ساده اما قدرمتند جهت ارائه چنین امکاناتی مورد نیاز می باشد.

بهبود جریان محتوا بین کاربران (Workflow)
ایجاد محتوای نامتمرکز وابستگی شدید به یک مدل قدرتمند “بهبود جریان انتقال محتوا از یک کاربر به کاربر دیگر” دارد که به راحتی سفارشی سازی شده و در برابر تغییرات درون سازمانی انعطاف پذیر باشد.
— نیازهای مؤلفین خو را درک کنید، چراکه آنها هستند که عمده کارهای سخت را انجام می دهند.

امنیت
سطوح امنیتی مناسب و متعدد و بازرسی های دنباله دار (فرآیندهای قابل پیگیری بعد از انتشار یا ایجاد تغییرات) جهت حفاظت از یکپارچگی محتوا مورد نیاز است.

قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یک سیستم مدیریت محتوا عموماً تنها یکی از سیستم هایی است که جهت نمایش اطلاعات بر روی اینترانت یا سایت اینترنتی استفاده می گردد.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی تنها زمانی می تواند موفق باشد که قابلیت یکپارچه سازی کامل و شفاف با دیگر سیستم های سازمانی را داشته باشد.
مکانیزم های حصول این شرایط بطور شفاف مستند سازی شده و بر پایه استاندارد های معتبر صنعت بنا نهاده شده باشد.

گزارشگیری
یک CMS باید گستره وسیعی از گزارش ها را برای مدیران و کاربران ارائه نماید. در حالت ایده آل یک سیستم مدیریت محتوا باید کلیه وقایع را به محض وقوع گزارش دهد.
— یک CMS با گسترش سازمانی در صورت عدم اطلاع و دخالت کلیه سهامداران از ابتدای امر حتماً متوقف خواهد شد.

۳٫انتشار و نمایش: موتور نشر CMS، محتوای ذخیره شده در انبار مرکزی اطلاعات را بازیابی کرده و صفحات نهایی را جهت نمایش تولید می نماید.

ملزومات این بخش عبارتند از:

Stylesheets یا صفحات قالب بندی
ظاهر نمایش توسط صفحات قالب بندی کنترل می گردد. استفاده از این نوع صفحات قابلیت توسعه و انعطاف پذیری ایجاد می نماید.

قالب صفحات
آرایش کلی صفحات از طریق قالب ها تعیین می گردد. بطور ایده آل یک رابط غیر فنی برای طراحی و مدیریت قالب ها باید ایجاد شود.

توسعه پذیری
درج “ریزکدها” (Snippets) یا معادل آنها جهت ایجاد کارکرد های اضافی باید کار ساده ای باشد. CMS باید فرآیند “بهبود پیوسته” (Continual Improvement) را در طراحی رابط ها پشتیبانی کند.

پشتیبانی از فرمت های متعدد
CMS باید محتوا را به فرمت های متعدد نظیر HTML، نسخه چاپی، PDF و WAP (فرمت پشتیبانی شده توسط دستگاه هایی نظیر PDA و تلفن های همراه) منتشر کند و نیز قابلیت افزودن فرمت های جدید با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم را داشته باشد.

شخصی سازی
بسته به سطح دسترسی کاربران و یا Metadata محتوا، اطلاعات متفاوتی نمایش داده می شود. البته این بخش بیشتر در مورد پورتال های بزرگ سازگار است.

آمار استفاده
CMS باید آمار جامعی از مراجعات نظیر صفحات محبوب، مراجعات روزمره و استفاده از جستجو را جمع آوری نموده و نمایش دهد.
این اطلاعات میزان موفقیت سایت را مشخص نموده و موضوعات و چگونگی استفاده از سایت را شناسایی می نماید.

قابلیت دسترسی
CMS باید از استانداردهایی نظیر WAI مخفف W3C Web Accessibility Initiative پیروی کند.

پشتیبانی مرورگرها
صفحات باید بطور صحیح در تمامی مرورگرهای وب نظیر Internet Explorer, Firefox, Netscape, Opera و … نمایش داده شوند.
نیز باید مشخص شود که CMS با کدام نسخه های مرورگرها سازگاری کامل دارد.

کارکرد محدود (سمت کاربر)
ممکن است بخواهید تکنولوژی های سمت کاربر نظیر Java, JavaScript, Flash و غیره را که برای نمایش سایت مورد نیاز هستند را محدود کنید. توجه این امر در مورد یک سایت نسبت به یک ایرنترانت از اهمیت بالاتری برخوردار است.

سرعت
حجم صفحه باید طوری تنظیم شود که زمان بارگذاری آن برای کاربر قابل قبول باشد، به عبارتی زمان انتظار طوری باشد که کاربر خسته نشود.

HTML معتبر
کلیه صفحات باید با جدیدترین مشخصات و استاندارد های HTML سازگاری داشته باشند. این امر موجب می گردد تا بیشترین سازگاری نمایش در بین مرورگرهای وب حاصل گردد.

ناوبری مؤثر
CMS باید شرایط پایدار و فراگیر جهت ناوبری آسان سیستم برای کاربران فراهم آورد.

داده های نمادین (Metadata)
کلیه صفحات باید جهت جستجو و فهرست سازی مؤثر دارای Metadata کافی باشند. درج Metadata نیز باید بر پایه استاندارد هایی نظیر Dublin Core صورت پذیرد.

۴٫قرارداد و داد و ستد: ملزومات مدیریت پروژه و داد و ستد نیز باید توسط CMS برآورده شوند.

ملزومات کلیدی این بخش عباتند از:

آموزش
فروشنده باید لیستی از کلیه آموزش های موجود و خدمات آموزشی خود در خصوص CMS را ارائه کند.

مستندات
CMS باید مستندات کامل در سطوح کاربران، مدیران و توسعه گران داشته باشد.

ضمانت
فروشنده باید خدمات دوره ضمانت را پس از فروش CMS به مشتریان ارائه نماید.
توافقنامه های نگهداری

فروشنده باید شرح برنامه های پشتیبانی شامل سطوح نگهداری و فرآیندهای ارتقاء سیستم را مشخص نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.

منابع مورد نیاز
کلیه منابع از قبیل سخت افزار، نرم افزار و سیستم عامل مورد نیاز CMS باید ذکر شوند.

تواناییهای مورد نیاز
فهرستی از تواناییها و اطلاعاتی که درون سازمان شما نیاز است تا بتوان CMS مورد نظر را نگهداری و سفارشی سازی کرد نیز باید ذکر شوند.

هزینه ها
هزینه های مربوطه نظیر هزینه های ثابت CMS و نیز هزینه های متغیر به ازای هر کاربر (per-seat) باید ذکر شود. گزینه آخر بیشتر شامل سازمان های بزرگ می شود.

مقیاس پذیری
سطوح بارگذاری (حداکثر بارگذاری، حداکثر ترافیک سیستم و حداکثر تعداد کاربر در آن واحد) که توسط CMS قابل پشتیبانی بوده و نیز سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت افزایش کارکرد سیستم باید ذکر شوند.

محدودیت های فناوری اطلاعات (IT)
سخت افزار و نرم افزار اساسی که CMS بدون وجود آنها فعالیت نمی کند نظیر سیستم عامل ها، بانک های اطلاعاتی یا سرورهای بخصوص مشخص شوند.

سایت های مرجع:
فروشنده باید فهرست تعدادی از سایت های مرجع که CMS در آنها با موفقیت نصب و راه اندازی شده است را ارائه نماید. این سایت ها باید با خصوصیات سازمان شما مطابقت داشته باشند.

منابع :

ویکی پدیا
انجمن پارس فناوران
سایت مدیریت محتوای بی هایو
سایت ایساتیس
انجمن مامبولرن